Les conseillers financiers connaissent maintenant très bien les Réformes axées sur le client (RAC). Elles ont été publiées par les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) en 2019 et ont fait l’objet d’une vaste couverture médiatique dans le secteur. La conférence annuelle de BNRI, Vision/22, a été l’occasion de prendre du recul et d’examiner les meilleures pratiques pour la mise en œuvre. Leanne Morgan, directrice principale, Gestion des risques et de la réglementation, BNRI, a animé le groupe de discussion réunissant les experts invités suivants :
Melissa Ghislanzoni, avocate générale, Portfolio Management Association of Canada
Sean Shore, avocat-conseil en valeurs mobilières, conformité et réglementation, Canadian Compliance & Regulatory Law
Voici un résumé des 3 recommandations tirées de la discussion.
1. Réexaminez vos documents de marketing et de publicité.
Il existe plusieurs canaux de communication que les entreprises peuvent utiliser pour promouvoir leurs produits et services, dont les sites Web, les médias sociaux et les publicités payantes. Les consommateurs s’attendent à y voir des renseignements honnêtes et précis.
Ce point a été souligné par le conférencier Sean Shore, avocat-conseil en valeurs mobilières, conformité et réglementation, Canadian Compliance & Regulatory Law. En plus de représenter les clients du secteur des placements, ce dernier est aussi membre représentant le public de la formation d’instruction et membre du secteur de la formation d’instruction de l’ Organisme canadien de réglementation des investissements (OCRI).
« Je crois que ce sera une des priorités des organismes de réglementation, dit-il. Lorsque vous parlez et entendez parler de clients dans le monde réel. Le fait de les imaginer en train d’examiner des documents de marketing… ce qu’ils lisent influence grandement leurs décisions. »
Il ajoute que les personnes inscrites doivent « s’assurer de pouvoir contrôler la façon dont les documents [de marketing] sont produits, approuvés et publiés, et d’être en mesure de démontrer leur supervision. »
De même, les désignations et les titres professionnels doivent être clairs et transparents dans les renseignements d’inscription. « Nous savons que les ACVM se penchent sur cette question. Elles prennent cela très, très au sérieux », explique Melissa Ghislanzoni, avocate générale, Portfolio Management Association of Canada.
2. Évaluez soigneusement vos produits exclusifs.
C’est un sujet sensible pour les organismes de réglementation en raison des préoccupations entourant les conflits d’intérêts. Assurez-vous que vos processus sont rigoureux et bien pensés et que votre documentation reflète cette rigueur.
Lorsqu’un produit exclusif est examiné par le comité sur la connaissance du produit, il faut avoir des discussions réfléchies, consigner soigneusement les détails du produit et la façon dont il doit être vendu et indiquer la raison justifiant le niveau de risque qui lui est attribué.
Melissa explique qu’il faut noter clairement « qui a pris la décision et comment, à quelle fréquence faut-il revenir sur cette décision et quels sont les déclencheurs qui justifient un deuxième coup d’œil au contexte ».
« Attendez-vous à discuter de vos produits avec les organismes de réglementation, explique Sean. Tant que vous pouvez consigner tous les renseignements nécessaires [et dire aux organismes de réglementation] "Regardez, nous sommes passés par là et voici nos résultats", je pense que vous pouvez défendre cela. » L’important, c’est de démontrer que vous suivez un processus reproductible et évolutif qui reflète une discussion pertinente entre les principaux intéressés et qui peut raisonnablement justifier les décisions finales.
3. Prenez des notes.
En plus de clairement consigner les politiques et procédures, n’oubliez pas de noter les renseignements sur le client, vos processus décisionnels et toute autre information pertinente. Lorsque les organismes de réglementation vous rendront visite, ils voudront voir, par exemple, des preuves de la façon dont les décisions ont été prises ainsi que vos pratiques de collecte de données.
Les documents sur les produits exclusifs (mentionnés ci-dessus) sont un exemple. Autre exemple : les améliorations des ACVM portant sur les exigences de connaissance du client.
Il ne suffit pas de dire que vous savez tout sur le client : vous devez prouver que vous avez consigné l’information dans les notes de son dossier. « Vous devez former les personnes inscrites et les habituer à prendre des notes dans un système qui, espérons-le, est vraiment facile à utiliser », explique Melissa.
Conclusion
La raison d’être des RAC est de renforcer la relation conseiller-investisseur. Lorsque les organismes de réglementation visiteront votre entreprise, ils chercheront des preuves que ces exigences ont été respectées à la lettre.
Cet article contient quelques conseils sur la façon de se préparer à un audit. Assurez-vous de passer en revue toutes les nouvelles exigences et soyez prêts à expliquer et à démontrer comment vous les respectez.
Si vous avez des questions sur les RAC, communiquez avec votre vice-président régional.
Banque Nationale Réseau Indépendant (BNRI) est une division de Financière Banque Nationale inc. (FBN inc.). Veuillez noter que les commentaires contenus dans le présent document sont fournis à titre informatif seulement. Les opinions et les positions exprimées dans le présent document ne reflètent pas nécessairement ceux de BNRI.
